Förvaltaren är en betydelsefull del av Sundbyberg och den kommunala verksamheten. För att du som medborgare rent praktiskt ska kunna syna vårt arbete har vi en dokumentcontroller, som gör hela informationsflödet strukturerat och tillgängligt.
– Jag tycker att det är roligt att sätta saker i ett sammanhang och skapa ordning, säger Elin Berg-Inedahl. Samt att få hjälpa till när folk behöver hjälp, tillägger hon.
SPECIALIST PÅ STRUKTUR
Som dokumentcontroller är hon inte expert på alla våra verksamhetsfrågor, utan hennes specialistkompetens är i stället hanteringen av all information – vilken i dagens digitala samhälle är en diger skörd. Elin ser till att olika förfrågningar och handlingar hanteras, struktureras, diarieförs och arkiveras enligt vårt regelverk.
– Ofta kommer det in förfrågningar om allmänna handlingar, som jag då tittar på tillsammans med olika medarbetare beroende på vad frågan gäller. Jag får lära mig mycket när mina vägar korsas med allt från trädgårdsmästare till finansansvarig.
ALLMÄNNA HANDLINGAR DIARIEFÖRS
Elin arbetar mycket i Förvaltarens diarium. Diariet är som en logg där inkommande och utgående handlingar registreras för att kunna hittas och hämtas. Det kan handla om exempelvis brev från hyresgäster, beslut från en myndighet, protokoll som vi själva uppfört, styrelsebeslut, hyresgästföreningens protokoll och så vidare. Vi diarieför däremot inte mejl kring vardagsfrågor som öppettider eller nycklar.
– Man kan se det krasst som att vi gör allt detta för att vi måste, säger Elin, men också för att vi tycker att det är bra och mycket viktigt att vara öppna. Det är en del av demokratin som hela vårt samhälle vilar på.
DEMOKRATINS GRUNDVALAR
Förvaltaren som kommunalt bolag lyder under offentlighetsprincipen. Den innebär att alla, även du som privatperson, har rätt att begära ut allmänna handlingar och syna den offentliga verksamheten (undantaget det som omfattas av sekretess). Offentlighetsprincipen utgör en grundsten i vår demokrati och är en del av grundlagen tryckfrihetsförordningen.
En återkommande fråga som Elin får är hur offentlighetsprincipen fungerar kontra skyddet av någons personuppgifter (GDPR).
– Sanningen är den att i de fall där de ställs mot varandra så övertrumfar alltid grundlagarna GDPR. Men det kan vara knivigt, och därför finns jag här för att fatta beslut. I mer komplicerade fall kopplar jag in en jurist.
SKYDDET AV INDIVIDEN
Förvaltaren jobbar noggrant med dataskyddsfrågor och har egna ombud och samordnare. Det underlättar för medarbetarna att ha någon på plats att kunna rådfråga, och det stärker våra hyresgästers och sökandes skydd av personuppgifter.
– Vi är måna om att våra hyresgäster kan känna fullt förtroende för att vi skyddar deras uppgifter, säger Elin.
VÅRT FRAMTIDA KULTURARV
Som ett kommunalt bolag är vi också skyldiga enligt lag att bevara vårt arkiv för eftervärlden. Det är viktigt för framtidens forskning och historieskrivning, men också för eventuell rättskipning.
– Vi ska kunna gå tillbaka och veta vad och hur vi har gjort i olika fall, förklarar Elin.
På så vis får en dokumentcontroller genom sitt arbete vara med och till viss del påverka vad som kommer att bli en del av Förvaltarens kulturarv.
– Jag känner att jag har fått ett stort förtroende att få jobba med de här frågorna, vilket känns jättehäftigt. Det jag gör kommer faktiskt vara till verklig nytta i framtiden, säger Elin.
Artikeln publicerades i vår kundtidning I mina kvarter, nr 02/2023.