Styrning

Fastighets AB Förvaltaren är ett allmännyttigt fastighetsbolag som ägs till 100 procent av Sundbybergs stad, via koncernbolaget Sundbybergs stadshus AB.

Som en del av kommunkoncernen ska Fastighets AB Förvaltaren (publ) aktivt medverka till att stadens vision förverkligas. Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta. Förutom genom lag och annan författning regleras bolagets verksamhet genom:

• bolagsordning
• ägardirektiv
• Sundbybergs stads budget för innevarande period
• övriga av kommunfullmäktige antagna styrdokument – i tillämpliga delar

För att säkerställa att det övergripande målet uppnås har Fastighets AB Förvaltaren en tydlig struktur för styrning och kontroll.

ÄGARSTYRNING

Sundbybergs kommunfullmäktige beslutar om ägardirektiv till respektive bolag i koncernen Sundbybergs stadshus AB. Kommunfullmäktige fastställer även bolagsordning, arvoden samt utser styrelseledamöter och suppleanter för beslut på bolagsstämma.

Styrelser och verkställande ledningar i koncernen Fastighet AB Förvaltaren har det operativa ansvaret för att fullmäktiges beslut verkställs. Styrelser och verkställande direktörer i koncernens bolag har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen eller mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen. Bolaget har att bevaka att så inte är fallet och i händelse av en sådan situation uppmärksamma staden på detta.

Beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ska hänskjutas till kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen via moderbolaget för ställningstagande innan Fastighets AB Förvaltaren fattar beslut i frågan.

BOLAGSSTYRNING

Styrelsen beslutar årligen om en arbetsordning för sitt arbete, vilket är ett krav för publika bolag enlig aktiebolagslagen. Styrelsen i Förvaltaren fastställer också årligen en instruktion för verkställande direktören som reglerar arbetsfördelningen mellan styrelse och verkställande direktör.

Styrelsen har beslutat om principer för styrande dokument i bolaget. Principerna anger vilka styrande dokument som styrelsen respektive verkställande direktör fattar beslut om.

Varje år fastställer styrelsen en affärsplan för bolaget. VD fastställer de handlingsplaner och löpande verksamhet som verkställer affärsplanen.

Planering, styrning och uppföljning av verksamheten sker utifrån den fastställda organisationen, med tydlig delegering av ansvar och befogenheter.

ORGANISATION

Genomförandet av den operativa verksamheten sker inom bolagets kund-, förvaltnings- och projektavdelning.

Kundavdelningen ansvarar bland annat för uthyrning och kundservice.

Förvaltningsavdelningen har ansvar för daglig drift och förvaltning, driftnetto, myndighetskrav och energifrågor.

Projektavdelningen ansvarar för genomförandet av alla fastighetsprojekt, från underhåll till nyproduktion.

Därutöver finns stödenheter för hr, hållbarhet och kommunikation, ekonomi och upphandling, affärsutveckling och finans, digitalisering och fastighetsutveckling.

I Förvaltarens ledningsgrupp ingår vd, förvaltningschef, chef för kund, hr, kommunikation och hållbarhet, chef för affärsutveckling och finans samt chef för fastighetsutveckling.

STYRELSEN

Styrelsen i Fastighets AB Förvaltaren består av åtta ledamöter, varav en styrelseordförande, en förste vice ordförande, en andre vice ordförande och fem ledamöter. Utöver styrelsen finns fyra suppleanter samt tre arbetstagarrepresentanter.

Styrelsemötena behandlar främst affärsplan, ekonomiska prognoser och uppföljning, större investeringsbeslut, fastighetsutvecklingsplan, investeringskalkyl, vissa styrande dokument och andra frågor som är väsentliga för bolaget.

KONTROLLMILJÖ

Uppföljning av styrande dokument, prognos och verksamhetsplan sker kontinuerligt för att kunna identifiera, värdera och minimera olika risker inom verksamheten.

SÅ STYRS FÖRVALTAREN

KONTROLLAKTIVITETER

Vid styrelsemöten, i anslutning till tertialrapporter, följs den ekonomiska utvecklingen upp mot de uppsatta målen samt utvecklingen av investeringar. Vid större avvikelser från målen eller om beslutade investeringar bedöms bli mer kostsamma, rapporterar VD detta till styrelsen.

Varje månad sammanställs en VD-rapport till styrelsen som innehåller viktiga affärshändelser. Dessutom får styrelsen en månatlig rapport om finansiering.

För att säkerställa bolagets utveckling sker regelbundna ledningsgruppsmöten varje vecka där det ekonomiska utfallet, beslutade investeringar och avvikelser mot målen följs upp.

INFORMATION OCH KOMMUNIKATION

INTERNT

Efter varje tertial sammanställs en intern bokslutskommuniké där utfall och prognos redovisas. Förvaltaren har även ett intranät där alla anställda uppdateras dagligen med intern och extern information till exempel nya riktlinjer och regler.

Varje enhet har minst månadsvisa arbetsplatsträffar där handlingsplanerna följs upp.

EXTERNT

Förvaltaren utformar en års- och hållbarhetsredovisning som finns tillgänglig på bolagets hemsida. Den distribueras även till ägare och andra intressenter. Uppdatering av hemsidan sker ständigt så att alla hyresgäster och andra intressegrupper ska kunna följa utvecklingen av bolaget.

UPPFÖLJNING

En internkontroll sker årligen av våra externa revisorer för att säkerställa att den interna kontrollen är effektiv. Förutom den ekonomiska uppföljningen görs även externa och interna revisioner av bolagets miljöledningssystem som är certifierat enligt ISO14001.